Berkas Mlaku Dewe (BMW)

BMW adalah sistem aplikasi Daring (dalam jaringan / Online) pelayanan yang mengkoneksikan antara Pemerintah Desa dan Kecamatan, aplikasi ini dibangun dan dikembangkan sendiri oleh Kecamatan Sukodono untuk menyederhanakan, memudahkan dan mendekatkan pelayanan kepada masyarakat, aplikasi BMW merupakan aplikasi berbasis web yang bisa diakses melalui intranet maupun internet.

Ditemani Camat Sukodono melihat lokasi layanan BMW

Camat Sukodono menjelaskan alur proses aplikasi BMW

Dalam sistem kerja pada aplikasi ini, berkas dari desa dikirimkan ke kecamatan lewat aplikasi BMW. Berkas tersebut lalu diterima oleh petugas kecamatan untuk dicek kelengkapannya. Jika berkas dinyatakan lengkap, maka akan dikirimkan ke pimpinan kecamatan untuk dibubuhi stempel dan tanda tangan elektronik.

Fitur tanda tangan dan stempel elektronik ini menggunakan sistem barcode yang berbeda untuk setiap layanan administrasi. Masyarakat dapat memonitor berkas layanan secara real time, serta pemberitahuan pengambilan hasil layanan akan dikirimkan langsung ke nomor handphone pemohon. Dengan adanya inovasi BMW ini, masalah antrian yang panjang serta prosedur berbelit-belit dapat terpecahkan.

Pemerintah Kabupaten Sidoarjo sedari awal memberikan dukungan terhadap munculnya inovasi-inovasi yang ada di institusi pemerintahan di wilayahnya. Salah satu bentuk dukungan itu antara lain adalah dengan keluarnya dua Peraturan Bupati (Perbup), Dua Perbup itu masing-masing adalah Perbup No 28/2015 tentang Perubahan atas Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 29 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo, serta Perbup No 52/ 2016 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Bupati Sidoarjo Nomor 29 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sidoarjo.

Dengan adanya Perbup tersebut, tanda tangan dan stempel elektronik mendapatkan pengakuan yang sama dengan tanda tangan dan stempel asli. Meski tak ditandatangani langsung dan tak menggunakan “stempel basah”, keamanan dokumen yang dibuat melalui layanan BMW ini tetap akan terjaga dengan baik karena dokumen tersebut telah diamankan menggunakan QR Code. QR Code itu dapat diverifikasi secara online untuk mengetahui keaslian dokumen hasil layanan. Setiap kertas yang di print out, memiliki barcode sebagai tanda kerahasiaan pemilik dokumen.

Sedangakan untuk penerapan tanda tangan elektronik dan stempel elektroniknya adalah dengan menggunakan aplikasi berbasis android pada ponsel Camat yang juga dapat diverifikasi keasliannya lewat website.

Keistimewaan lain dari layanan BMW ini terletak pada keterbukaannya. Masyarakat bisa memantau perjalanan dokumen itu, Apakah sedang diteliti, apakah ada persyaratan yang kurang, apakah sudah lengkap, apakah sudah ditandatangani, apakah sudah selesai. Masyarakat dapat melihat semua itu melalui fitur tracking system atau pelacakan berkas yang disediakan dalam aplikasi ini. Jadi, camat tak bisa main-main dan mengulur-ulur waktu pelayanan. Di sisi lain, orang juga tak lagi membutuhkan jasa calo dalam pengurusan aneka rupa dokumen.

Tracking system aplikasi BMW

Ada 3 (tiga) jenis aplikasi BMW yaitu:

BMW tipe A (berkas diproses di desa), menangani layanan:
- Surat Kelahiran / Kematian
- Surat-surat Pengantar
- Surat Keterangan Domisili
- Surat Keterangan Lainnya
  
  Alur proses: (klik gambar untuk memperbesar)
BMW tipe B (berkas diproses sampai kecamatan), menangani layanan:
- Surat Pengantar SKCK
- Pengantar Surat Pindah WNI
- Surat Izin Keramaian
- Pengantar KTP / KK
  
  Alur proses : (klik gambar untuk memperbesar)
BMW tipe C (berkas diterima dan dikirim secara online), menangani layanan
- IMB
- AK-1 (Kartu Pencari Kerja)
  
  Alur proses: (klik gambar untuk memperbesar)

Pada aplikasi BMW tipe C, formulir IMB dan AK bisa didownload atau diisi secara online oleh pemohon dengan melampirkan persyaratan yang di scan. Berkas yang dikirim secara online tersebut akan diverifikasi oleh operator kecamatan sebelum disalurkan ke bidang teknis. Jika berkasnya lengkap maka pemohon mendapatkan notifikasi jadwal tinjau lapangan, jika berkasnya tidak lengkap maka akan diumumkan pada web kecamatan dan pemohon mendapatkan notifikasi untuk melengkapi berkasnya. Untuk mengambil hasil layanan maka pemohon harus menunjukkan berkas aslinya.

Untuk mendapatkan suatu pelayanan melalui aplikasi ini, warga hanya perlu membawa Kartu Keluarga, KTP, dan nomor handpone. Setelah itu data pemohon diinput kedalam database. Contohnya saja dalam mengurus kepindahan, petugas akan mengisi data yang dibutuhkan seperti nama, alamat, dan tempat tujuan pindah. Setelah itu, berkas dikirim kepada kepala desa untuk mendapatkan persetujuan. Bagi yang sudah terdaftar cukup hanya dengan memasukan NIK.

Kemudian, dengan menggunakan komputer atau ponsel, kepala desa akan mengecek berkas yang dikirim petugas desa. Satu per satu item diperiksa. Berkas yang sudah selesai dicek dikirim ke HP camat. lalu camat tingggal menyetujui pengajuan itu. Tinggal klik dari HP surat pun sudah jadi. Ketika memberikan persetujuan, secara otomatis informasi itu langsung terkirim ke komputer desa.

Setelah berkas selesai sampai kembali ke Kepala Desa. Pemohon akan mendapat SMS dari sistem layanan desa yang berisi pemberitahuan bahwa berkas yang diajukan telah selesai diproses. Jika dalam beberapa jam berkas tersebut tidak diambil oleh pemohon, para petugas desa akan mengatarkan ke rumah warga tersebut.

Keunggulan aplikasi BMW :

Pelayanan dilakukan secara mobile
Pelayanan berbasis NIK, tersimpan dan terpusat di server kecamatan
Masyarakat dapat memonitor berkas layanan secara real time
Produk layanan langsung selesai di desa sehingga dapat menghemat waktu
Pemberitahuan pengambilan hasil layanan dikirim langsung via SMS ke HP pemohon

Faktor pendukung pelayanan BMW :

Semua desa harus punya ruang khusus pelayanan yang memadai
Semua desa sudah menggunakan perangkat IT
Semua desa sudah terhubung dengan jaringan kecamatan
SDM perangkat desa sudah menguasai IT

Untuk menciptakan aplikasi ini tergolong murah. Pada awalnya Kecamatan Sukodono hanya mengeluarkan dana sebesar Rp.45 juta untuk pembangunan aplikasi dan Rp.10 juta untuk pelatihan aplikasi kepada operator kecamatan dan desa. Selain itu, masing-masing pemeintah desa juga mengalokasikan anggaran sebesar Rp.7 juta untuk pemasangan kebutuhan perlengkapan di desa selaku klien dan pelatihan kepada masyarakat desa.